¿Estás familiarizado con este escenario?…
Los supervisores entran en tu oficina y dicen, “Le he dicho a [llenar el nombre] muchas veces sobre llegar tarde, tiempos de entrega atrasados, trabajo incompleto, etc. y estoy ‘harto’ con [llenar el nombre]. ¿Puedo despedir a [llenar el nombre]?” ¿Tú entonces preguntas, “Puedo ver su documentación en la que aborda el problema y cómo has intentado ayudar a [llenar el nombre]?” Silencio, seguido por “Nosotros solo lo discutimos porque no quise ser confrontativo. Así que, yo no tengo documentación.”
Apuesto a que moviste la cabeza para estar de acuerdo todo el tiempo diciendo, “No puedo dejarte que despidas a [llenar con el nombre] sin la documentación debida”. Seguido de una larga discusión sobre ayudar al supervisor a documentar las interacciones con [llenar el nombre].
Los supervisores raras veces están contentos con esta respuesta. Pero los supervisores necesitan entender que, sin la documentación, un trabajador puede reclamar que a él o a ella nunca le advirtieron y que no tenía idea de que había un problema en su desempeño. [1]
Sin la documentación, las decisiones en el lugar de trabajo (incluyendo el despido) son difíciles de explicar y defender.
Sin embargo, la documentación es uno de los asuntos más fáciles que los directores pueden resolver. Tú puedes capacitarlos para que lo hagan.
¿Por Qué Documentar?
Los supervisores generalmente piensan que la documentación es un trabajo tedioso para protegerse a sí mismos y a su empleador si un empleado presenta una demanda. Pero este también muestra los pasos que hemos tomado para ayudar a que alguien tenga éxito, es decir se plasma tanto lo bueno y lo malo que ha hecho el empleado, para tenerlo como evidencia en caso de conflictos laborales. [2]
Por eso es importante, porque también ayuda a la toma de decisiones. Este registra todos los incidentes relacionados con el desempeño, tanto negativos como positivos para tus empleados.
- Te ofrece evidencia que apoya las acciones desfavorables (disciplina o despido)
- Proporciona las pruebas que apoyan las acciones favorables (promociones u oportunidades)
- Brinda evidencia para justificar decisiones de salarios (aumentos, bajas, sin aumento)
Si hay un litigio, tu documentación muestra una decisión de empleo basada en hechos en donde tú plasmaste los problemas de desempeño con el empleado en lugar de otra razón (tales como discriminación ilegal).[3]
Si quieres que tus empleados tengan éxito, pero ellos no quieren saber si hay un problema con su rendimiento, ¿cómo podrán hacer correcciones? Al documentar que tú le comunicaste el problema revelará que tú tuviste la intención de ayudarlo a mejorar.
Cómo Documentar
La documentación debe hacerse por escrito durante o después de hablar con el empleado.
No necesitas hacer una advertencia escrita por cada acción. Es suficiente con documentar charlas informales. Sin embargo, que una acción no requiera de una reunión formal y una advertencia escrita o si es el primer incidente, no quiere decir que no debas documentar. Solo pone una nota simple en el registro que diga, “He hablado con [llenar el nombre] hoy a eso de las 9:30 am en vez de a las 8:45 am. Y le recordé a [llenar el nombre] que contacté a _________ antes de salir si tiene algún problema.” La charla está ahora memorizada en el momento y suportará luego las advertencias escritas.
Recuerda ser específico.
- Concéntrate en el incidente o conducta -no en la persona-
- Identifica las reglas o políticas violadas
- Reiterar cualquier problema anterior
- Explica las metas esperadas del desempeño o el cambio de comportamiento deseado
- Determina las consecuencias por no corregir el rendimiento del trabajo o conductas
- Exprésale el apoyo y voluntad de ayudarlo
- Firma la documentación del supervisor
- Dale un espacio al empleado para sus comentarios (si uno de ellos elige hacerlo)
- Firma la documentación del trabajador (esto confirma que el trabajador ha leído y entendido los problemas (indica al trabajador que una firma no significa un acuerdo, solo reconocimiento de una conversación)
Si ellos se niegan a firmar, pídele a otro administrador que sirva de testigo para que vea que le dieron todos los documentos al empleado, pero no quiso firmarlos.
Y. . . sé específico.
Esto quiere decir que tú ofreces ejemplos específicos, fechas, horas, impactos. Por ejemplo, no digas y después documentes “siempre llegas tarde”; dile y documéntalo el día que ocurre y dale el tiempo que él cree que es necesario para llegar al trabajo y la hora de llegada.
Si hay una violación de una regla o política, dile cuál fue. Asegúrate de darle una copia de las normas escritas e incluye una copia de esta en la documentación.
Hazle saber a ellos cómo tú puedes ayudarles. Resalta cualquier capacitación y apoyo que esté disponible. Esto incluye la información de contacto y una oferta para que esté disponible para ellos si tienen preguntas sobre las expectativas de la reunión.
Recordatorio
La documentación minuciosa ayuda
- A que los trabajadores de la empresa entiendan los problemas de desempeño o conducta, y cómo abordarlas.
- Los supervisores puedan ver qué oportunidades de buena fe recibe un empleado para que corrija sus problemas.
- Los empleadores saben que los historiales de desempeño de los trabajadores (ya sea positivo y negativo) son usados para defender y justificar decisiones.
Una última cosa
Documenta, Documenta, ¡Documenta!
La próxima vez que pregunte “¿estás documentado?” espero oír un “sí.”
Declaración
Este artículo no debería considerarse un consejo legal. Si tienes una pregunta detallada, ellas deberían ser tratadas con tu abogado laboral o de empleo.
[1] https://www.employmentlawinsights.com/2019/01/i-should-have-written-that-down-5-quick-tips-for-documenting-employee-issues/
[2] https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/performance-documentation.aspx