¿Conoce este escenario?
Un supervisor entra en tu despacho y te dice: "He hablado con [rellenar con el nombre] en numerosas ocasiones sobre su retraso, el incumplimiento de los plazos, el trabajo incompleto, etc., y ya estoy 'harto' de [rellenar con el nombre]. ¿Puedo despedir a [rellenar con el nombre]?". Entonces le preguntas: "¿Puedo ver la documentación sobre los problemas y cómo has intentado ayudar a [rellenar con el nombre]?". Silencio - seguido de "Acabamos de discutirlo porque no quería ser conflictivo. Así que no tengo documentación".
Apuesto a que asentiste con la cabeza todo el tiempo diciendo: "No puedo dejar que despidan a [rellene el nombre] sin la documentación adecuada". Seguido de una larga discusión sobre cómo ayudar al supervisor a documentar las interacciones con [rellenar con el nombre].
Los supervisores no suelen estar contentos con esta respuesta. Pero los supervisores tienen que entender que, sin documentación, un empleado puede alegar que nunca se le advirtió y que no tenía ni idea de que hubiera ningún problema con su rendimiento. [1]
Sin documentación, las decisiones tomadas en el lugar de trabajo (incluido el despido) son difíciles de explicar y defender.
La documentación, sin embargo, es una de las cuestiones más fáciles para los directivos. Puedes formarles para que lo hagan.
Por qué documentar
Los supervisores suelen pensar que la documentación es un trabajo pesado destinado a protegerse a sí mismos y a su empresa si un empleado presenta una demanda. Pero también muestra los pasos que hemos dado para ayudar a alguien a tener éxito. [2]
La documentación es importante para la toma de decisiones: registra todos los incidentes relacionados con el rendimiento, tanto negativos como positivos, de sus empleados.
- Proporciona pruebas que apoyan acciones desfavorables (disciplina o despido)
- Aporta pruebas que respaldan acciones favorables (ascensos u oportunidades)
- Ofrece pruebas para justificar las decisiones salariales (aumentos, disminuciones, no aumento).
Si hay una demanda, su documentación exhaustiva demuestra una decisión de empleo basada en hechos en la que abordó los problemas de rendimiento con el empleado en lugar de otro motivo (como una discriminación ilegal)[3].
Usted quiere que sus empleados tengan éxito. Si no saben que hay un problema con su rendimiento, ¿cómo pueden corregirlo? Documentar que ha comunicado el problema al empleado demuestra que se ha esforzado por ayudarle a mejorar.
Cómo documentar
La documentación debe redactarse durante o inmediatamente después de hablar con el empleado.
No todas las acciones requieren una reunión formal con una advertencia por escrito. Está bien documentar las conversaciones informales. El hecho de que una acción no justifique una reunión formal y una advertencia por escrito o que sea el primer incidente no significa que no haya que documentarla. Pon una simple nota en el expediente que diga: "Hoy he hablado con [rellenar con el nombre] sobre su llegada a las 9:30 en lugar de a las 8:45 como estaba previsto. Le he recordado a [rellenar con el nombre] que se ponga en contacto con _________ antes del turno si hay algún problema". La charla queda memorizada en el momento y sirve de apoyo a las advertencias escritas posteriores.
Recuerde que debe ser específico.
- Centrarse en el incidente o el comportamiento - No en la persona
- Identifique la norma o política infringida
- Volver a plantear cuestiones anteriores
- Explicar el nivel de rendimiento esperado o el cambio de comportamiento deseado.
- Determinar las consecuencias de no corregir el rendimiento o el comportamiento
- Indicar apoyo al empleado y voluntad de ayuda
- Firmar documentación - supervisor
- Proporcionar espacio para los comentarios de los empleados (si un empleado decide hacerlo).
- Firmar la documentación - empleado (esto confirma que el empleado ha leído y entendido las preocupaciones (indicar al empleado que una firma no significa acuerdo, sólo reconocimiento de la conversación).
Si se niega a firmar, pide a otro directivo que atestigüe que el empleado recibió el documento pero se negó a firmarlo.
Y. . . sé específico.
Eso significa que debes dar ejemplos concretos, fechas, horas e impactos. Por ejemplo, no digas y luego documentes: "siempre llegas tarde". Diles y documenta el día del que estás hablando y da la hora a la que se supone que deberían estar en el trabajo y la hora a la que llegaron.
Si se ha infringido alguna norma o política, diles en qué ha consistido. Asegúrate de darles una copia de la norma escrita e incluye una copia de la misma con tu documentación.
Haz saber a un empleado cómo puedes ayudarle. Describa la formación y el apoyo disponibles. Incluye información de contacto y una oferta de estar a su disposición si tienen alguna pregunta sobre el cumplimiento de las expectativas.
Recordatorio
Una documentación exhaustiva ayuda
- Los empleados entienden los problemas de rendimiento o comportamiento y cómo abordarlos.
- Los supervisores pueden ver qué oportunidades de buena fe recibe un empleado para corregir los problemas.
- Los empresarios saben que el historial de rendimiento de un empleado (tanto positivo como negativo) se utiliza para defender y justificar decisiones.
Una última cosa
¡Documentar, documentar, documentar!
La próxima vez que preguntes: "¿Está documentado?". Espero que oigas: "Sí".
Descargo de responsabilidad
Este artículo no debe interpretarse como asesoramiento jurídico. Si tiene preguntas detalladas, debe tratarlas directamente con su abogado laboralista.
[1] https://www.employmentlawinsights.com/2019/01/i-should-have-written-that-down-5-quick-tips-for-documenting-employee-issues/
[2] https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/performance-documentation.aspx